Lista desplegable de datos válidos.

Haremos una lista desplegable de datos válidos que se organizan a partir de un rango de celdas de otro lugar de la hoja de cálculo.

1. Para crear una lista para la lista desplegable, escriba en celdas en blanco las entradas en filas o columnas. Por ejemplo:

2.  Ubíquese en la celda donde va a crear la lista desplegable.

3. Diríjase a la pestaña Datos y en el grupo Herramienta de datos, haga clic al botón Validación de datos

4. En la siguiente ventana, en la pestaña Configuración, seleccione la opción Lista del cuadro Permitir 

5.  Para especificar la ubicación de la lista desplegable, ubíquese en el campo Origen y seleccione el rango que realizó en el paso 1.

6.  Asegúrese de que la referencia está precedido del signo igual (=).

7. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable
8. Y después usted podrá observar  una flecha desplegable en la primera celda de comportamiento donde al hacer clic, se desplegará las escalas de comportamiento, y esto tiene que repetir para cada celda, o sino realizar autorelleno.

Validación de datos

Cuando se introducen numerosos datos en una tabla, existe el riesgo de que cometamos errores, estos errores pueden ser por tipeo o debido a que la información ingresada sea incorrecta. Se puede disminuir el riesgo de cometer errores, con una herramienta de Excel llamada VALIDACION DE DATOS, la cual impide introducir datos erróneos a medida que llenamos una tabla. La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Los tipos de datos que se pueden validar son:

• Números
  Se puede establecer que el número que se introduce a una celda sea decimal o entero, que este entre un mínimo y un máximo, excluir un número o intervalo de números y finalmente se puede utilizar una fórmula para hacer el cálculo de validación
• Fechas y horas
  En este caso se pueden excluir fechas u horas,  establecer una fecha máxima, mínima  o un intervalo y también establecer una fórmula para determinar las fechas válidas.
• Longitud
  Pone límites al número de caracteres que se pueden introducir, tanto en máximo como en mínimo.
• Lista desplegable de valores
  Se puede establecer una lista desplegable con los valores admitidos por una delda

Si queremos validar la entrada de números entre 0 y 10 inclusive, lo primero que debemos hacer es seleccionar el rango de validación, o sea las celdas que se deseen controlar

luego en la pestaña "Datos" vamos al panel "Herramientas de datos"

donde pulsando en la flecha se despliega el siguiente menú

pulsando ahora en botón amarillo aparece el panel "validación de datos"

en la figura aparece la pestaña "Configuración", que ya tiene los valores para validar la entrada de números entre 0 y 10 inclusive.

La segunda pestaña coloca un mensaje permanente al costado de cada celda

se puede dejar este mensaje o pasar directamente a la pestaña "Mensaje de error"

hay 3 estilos de mensajes de error

Grave: representado por el ícono que aparte del mensaje tiene una advertencia sonora.

Advertencia: representado por el ícono con una advertencia sonora mas leve.

Información: representado por el ícono   muy similar al anterior.

Si elegimos Advertencia, aparece el siguiente panel

donde podemos elegir entre las 4 opciones que nos ofrece.

Como eliminar la validación.

En el panel "Validación de datos" pulsamos en "Borrar todos" , como indica la flecha roja, y luego aceptamos

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

Formato condicional

El formato condicional se utiliza para aplicar unas características de formato a determinadas celdas de la hoja de cálculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones.

El formato condicional tiene dos partes: el formato propiamente dicho y la condición asociada. Las celdas en las cuales se satisfaga la condición recibirán el formato.
Paso 1. Seleccionamos las celdas en las que queremos aplicar el formato.
Paso 2. De la ficha inicio en el grupo estilos elegimos formato condicional, nos aparecerá una lista con las distintas condiciones posibles que nos ofrece Excel.
Paso 3. En este caso elegimos Resaltar celda y en un submenú de opciones que aparece al dar clic en ella elegimos la condición Es menor que… (debido a que queremos resaltar las materias reprobadas, las que sean menores de 7).

Paso 4. Nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con distintas opciones de formato en caso de cumplirse la condición especificada.

Nota: En este caso se quedó la opción de formato predefinida, pero podemos modificarla a nuestra conveniencia eligiendo Formato personalizado, donde podemos elegir el tipo de letra, color de relleno, estilo y tamaño de fuente, bordes etc., que queremos que la celda tenga en caso de cumplirse la condición.
Paso 5. Damos aceptar.

Para las columnas 4 y 5 se hizo lo mismo, sólo que en la 5ta se usaron dos condiciones distintas para la misma columna, un formato para resaltar las celdas con la palabra “Acreditado” y otro para “Reprobado”.
En este caso se usó Resaltar Reglas de Celdas/Texto que contiene… y se aplicó un formato personalizado para la columna 4.